BUILDER

Cos'è BUILDER

BUILDER è una potente e completa piattaforma web per la gestione dei dati e dei documenti di qualifica dei fornitori così come previsto dal D.Lgs 81/08 (art 26 e 90), le procedure del committente e/o del Coordinatore.

Con BUILDER è sufficiente inserire il Cantiere/Appalto e la ragione sociale dell’appaltatore che dovrà svolgere l’attività per fare si che la piattaforma si predisponga affinché sia possibile recuperare dagli archivi quanto già inserito, richiedendo l’inserimento delle sole parti mancanti e/o specifiche del cantiere e/o dei dati obsoleti.

Con BUILDER è uno strumento studiato:

• per la gestione elettronica dei documenti, acquisiti mediante apposite interfacce, siano essi:
• documenti che riguardano l’impresa (es. Visura Camerale - DURC - VDR - ecc),
• il cantiere/appalto (es. POS, Piani di Sollevamento, Piani per lavori in Spazi confinati - ecc),
• il personale (es. UNILAV - LUL - Idoneità sanitaria - ecc ),
• gli automezzi (es. Libretto circolazione - Assicurazione - ecc);
• per l’archiviazione elettronica della documentazione in sostituzione alla tradizionale archiviazione cartacea. La pratica dell’archiviazione cartacea non sarà impedita, solo sostituita con una elettronica, anche su file compresso;
• per la consultazione in linea di tutta la documentazione fornita e riferita al singolo cantiere di lavoro. Questo processo permetterà la consultazione della documentazione fornita dalla Committente, dal Coordinatore in fase Progettuale ed integrate dal Coordinatore in fase Esecutivo e dalle imprese con la percezione in tempo reale dello stato autorizzativo dei lavori.

BUILDER permette al committente di soddisfare questa esigenza in modo estremamente semplice, delegando l’inserimento dei documenti richiesti ai fornitori.

Target di Mercato

BUILDER è nato per la soluzione di specifiche problematiche legate al mondo dei cantieri/appalti rientranti nell’applicazione dell'art. 26 e Titolo IV del D.Lgs. 81/2008.
Il portale si rivolge ai singoli Committenti che vogliono standardizzare su tutti i lavori le proprie procedure di gestione a prescindere dai coordinatori e dalle imprese presenti.
Si rivolge anche ai Coordinatori che vogliono uno strumento che permetta l’applicazione di uno proprio standard a prescindere dal Committente. In pratica BUILDER è uno strumento che può essere modificato sino a permettere una spinta personalizzazione delle procedure di lavoro.

BUILDER è uno strumento utilizzabile in ogni cantiere/appalto posto sul suolo Italiano indipendentemente dalle sue dimensioni, in quanto realizzato in applicazione al D.Lgs. 81/2008.
Sono interessate al suo utilizzo le funzioni previste dalla normativa nazionale e quindi il Committente, eventualmente coadiuvato anche dai supervisori, dai Coordinatori e dalle imprese. Sono altresì interessate le funzioni aziendali di controllo appalto quali la funzione di HSE e quella di controllo accessi nel caso di lavori in siti industriali.
BUILDER può essere utilizzato per il controllo accessi al cantiere e/o al sito produttivo.

Vantaggi

La piattaforma presenta i seguenti vantaggi:

• possibilità di effettuare operazioni sugli archivi anche da postazioni remote;
• Indipendenza dal sistema operativo utilizzato in azienda, questo permette anche a chi ha un sistema operativo non di ultima generazione di poter lavorare;
• Inserimento dei dati e degli allegati effettuato sempre dall’appaltatore con riduzione dei costi e dei tempi di lavoro per il Committente e Coordinatori;
• Gestione automatica delle validità dei documenti inseriti;
• Nessun costo aggiuntivo per software a corredo, ad esempio gestori di banche dati per la visione delle informazioni o visualizzatori di documenti in formato diverso dal pdf;
• Assegnare facilmente i permessi di accesso e le relative autorizzazioni;
• Possibilità di estrapolare i documenti inseriti per l’archiviazione digitale in locale;
• Unico sistema di Back-Up dei dati;
• Riduzione dei costi di archiviazione;
• Riduzione del consumo di carta;
• Semplificazione nella gestione dei verbali di sopralluogo;

Punti di Forza

La piattaforma presenta i seguenti punti di forza:

• Certezza sulla situazione documentale riferita al cantiere;
• Condivisione delle informazioni inerenti lo stato autorizzativo del cantiere;
• Consultazione del sistema per la verifica dello stato autorizzativo dell’impresa, del personale, dei mezzi;
• Segnalazione preventiva, via e_mail, della scadenza di validità dei documenti inseriti;
• Reportistica puntuale e mirata alle esigenze della singola funzione aziendale.
• Controllo veloce ed efficace dei dati inseriti nel sistema;
• Condivisione dei documenti delle imprese e dei lavoratori già archiviate nel sistema con la conseguente riduzione della ridondanza dei dati;
• Archiviazione di tutte le comunicazioni scaturite dalle verifiche;

Logica Operativa

La piattaforma WEB è studiata al fine di consentire l’accesso alle sole funzioni autorizzate, infatti gli utenti del sistema dovranno essere autorizzati mediante apposita procedura di accreditamento.

Il processo operativo di inserimento dati è stato studiato su quattro passaggi fondamentali:

1. L’inserimento del Cantiere - Appalto in abbinamento all’appaltatore;
2. L’inserimento dei dati da parte della ditta appaltatrice;
3. L’analisi di congruità dei dati forniti da parte della funzione Controllo imprese (Coordinatore Sicurezza - EHS - Responsabile Appalto);
4. Comunicazione automatica alle funzioni previste dell’avvenuto completamento dell’iter documentale e comunicazioni alle funzioni di controllo accessi del personale autorizzato all’ingresso;

La raccolta dei dati è semplificata grazie ad una serie di pagine guidate in cui l’utente deve solo inserire le informazioni richieste.

Creazione e gestione dei documenti

L’utente appaltatore per produrre i documenti da inserire può seguire due strade, la scansione dei documenti cartacei e/o la produzione convertendo i documenti prodotti da programmi di editing.
L’inserimento dei dati deve avvenire con i soli file non modificabili, ad esempio con file in formato pdf. Il formato pdf non è l’unico con cui si possono inserire i documenti nel sistema, in questo modo i documenti possono essere visionati da tutti senza particolari programmi.
I documenti richiesti riguardano l’azienda (es. Visura Camerale - DURC - VDR - ecc), il personale (es. LUL - Idoneità sanitaria - ecc ), gli automezzi (es. Libretto circolazione - Assicurazione - ecc).
Lo stesso stesso criterio è utilizzato per il Committente e/o per il Coordinatore per l’inserimento dei documenti riferiti al cantiere e da condividere con tutti i partecipanti.

Aggiornamento

Un ulteriore aspetto importante su cui si è puntato molto è la verifica puntuale e continuativa del scadenze dei documenti inseriti, il tutto al fine di garantire che in archivio vi siano sempre le documentazioni aggiornate e che le imprese impegnate sul sito siano adeguatamente autorizzate.
Questo processo esegue il controllo giornalmente comunicando alle varie funzioni l’elenco dei documenti in scadenza o scaduti.

Reportistica

L’ultimo pilastro su cui poggia l’efficacia del sistema di gestione documentale è quello riferito alla reportistica e consultazione dei dati.
E’ stata studiata, infatti, una reportistica che risponde alle esigenza delle singole aree funzionali presenti nel progetto;

• Committente:
• Supervisore del Committente;
• Coordinatore;
• Appaltatore:

Infatti ogni singola funzione ha esigenze specifiche e necessità di conoscere in modo generale e/o di dettaglio alcune informazioni.

La reportistica è divisa in due sezioni:

• GENERALE - raccolta generali delle informazioni che riguardano il cantiere con la comunicazione dei nuovi documenti inseriti;
• SPECIFICA - indicazione di dettaglio raggruppate in funzione del Cantiere, documentazione appaltatore specifica per il cantiere, documentazione di scadenza documenti per ditta e risorse, elenco risorse autorizzate ai lavori.

L’invio delle comunicazioni avviene suddividendole in modo che ogni singolo utente riceva le e_mail che lo interessano. Tale abbinamento è definito al momento dell’apertura cantiere e/o all’inserimento della nuova impresa.